{+84} 090 96 91 511
Contact@rievents.vn

Các Bước Cơ Bản Của Qui Trình Tổ Chức Sự Kiện

Thứ ba, 13/08/2013, 01:29 GMT+7

Event Management Process

Để tổ chức một sự kiện thành công, dù lớn hay nhỏ thì chúng ta cũng cần đi theo một trình tự khoa học và cơ bản nhất. Thông qua bài viết này, RI EVENTS xin chia sẻ qui trình tổ chức một sự kiện.

 

QUI TRÌNH CƠ BẢN TỔ

KIỆN

Để tổ chức một sự kiện thành công, dù lớn hay nhỏ thì cũng cần đi theo một trình tự cơ bản

 

1.      Lưu đồ mô tả qui trình tổ chức sự kiện

2.      Hướng dẫn qui trình

2.1.   Giai đoạn 1Thu thập thông tin yêu cầu của khách hàng (collect requirements)

·         Lưu trữ thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu

·         Dùng mẫu thu thập thông tin khách hàng để khai thác thông tin

·         Tổng hợp thông tin yêu cầu và gửi khách hàng xác nhận

2.2.   Giai đoạn 2Phân tích yêu cầu và hình thành concepts, themes

·         Làm việc với nhóm thiết kế và sáng tạo để phân tích yêu cầu và phát thảo các ý tưởng chủ đạo (concept) của chương trình. Dựa trên ý tưởng chủ đạo, phát triển ra các ý tưởng con để phát họa thành một nội dung tổng thể.

·         Sau khi đã có concepts, phát triển các themes - những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của event sao cho phù hợp với concepts đã định ra.

·         Xây dựng thông điệp của chương trình (đề xuất hoặc dựa trên yêu cầu của khách hàng)

2.3.   Giai đoạn 3: Lập kế hoạch và thuyết trình (proposal & presentation)

·         Tổng hợp và thể hiện các ý tưởng, chủ đề dưới dạng tài liệu trình bày, sao cho khách hàng có thể nhìn ra được 1 bức tranh mang tính khả thi, thể hiện được nội dung, thông điệp, ý nghĩa, mục đích và hình dáng của chương trình. Đồng thời cho khách hàng nhìn thấy cách thức thực hiện và cách thức đo lường kết quả của chương trình. Các vấn đề gồm:

·         Thuyết minh ý tưởng và chủ đề dựa trên những thông tin và đặc tính của sản phẩm, văn hóa của tổ chức…

·         Địa điểm tổ chức (phân tích và đưa ra đề xuất địa điểm)

·         Nhân sự tham gia (phân tích và đưa ra đề xuất nhân sự)

·         Chương trình gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao, đường dây như thế nào, điểm nhấn ở đâu

·         Lên bảng báo giá tạm tính cho các hạng mục, dịch vụ, nhân sự đề xuất

·         Trình bày với trưởng phòng hoặc giám đốc để lấy phê duyệt (điều chỉnh nếu có)

·         Gửi đến hoặc trực tiếp trình bày với khách hàng và lấy phản hồi, điều chỉnh bổ sung nếu có.

 

  • Sau khi khách hàng thống nhất và chọn đề xuất và các hạng mục thực hiện, công ty và khách hàng cần ký hợp đồng để phát triển chương trình chi tiết hơn ở các bước tiếp theo (kịch bản chi tiết)

 

2.4.   Giai đoạn 4: Lên kế hoạch triển khai sự kiện (pre-event & post-event)

Sau khi hoàn tất giai đoạn đề xuất kế hoạch và ý tưởng cho khách hàng, có được sự cam kết hợp tác với nhau, sẽ thực hiện giai đoạn 4 để đảm bảo các công việc bắt đầu từ giai đoạn này công việc đã có thể được quản lý và theo dõi. Các công việc gồm:

·         Chi tiết các công việc

·         Thời gian thực hiện và hoàn thành

·         Phân chia trách nhiệm cho các bên liên quan

·         Bố trí nguồn nhân lực thực hiện.

·         Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.

·         Phân tích rủi ro có thể xảy ra.

2.5.   Giai đoạn 5: Triển khai kế hoạch và công việc

·         Thực hiện các hạng mục công việc theo kế hoạch

·         Theo dõi và quản lý công việc, xử lý các vấn đề phát sinh

·         Theo dõi và cập nhật những chi phí phát sinh.

2.6.   Giai đoạn 6: Kết thúc và tổng kết dự án

·         Tổng hợp kết quả của dự án (tài liệu, hình ảnh, video) để làm cơ sở dữ liệu tham khảo cho những dự án khác.

·         Tổng hợp chi phí thực hiện, chi phí phát sinh, kết xuất báo cáo cho khách hàng.

·         Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

·         Báo cáo tổng kết chi phí và lợi nhuận của dự án.

·         Họp chia sẻ kinh nghiệm

·         Đóng dự án

Sau khi kết thúc một sự kiện, nhóm dự án cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm... càng sớm càng tốt ngay sau sự kiện vì điều này rất quan trọng để chúng ta có những sự kiện tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn.

Như vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn cơ bản trong việc tổ chức một sự kiện. Trên thực tế, những gì phải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai trang giấy, mà nó là một dự án được thực hiện bởi một ekip phối hợp chặt chẻ. 


RI EVENTS

Dự án
Hawa Corp 10th Anniversary
Kymco's Dealer Appreciation 2017
Fico PanU 5th Anniversary
Shinhan Bank Annual Performance Award 2016
VRGDongWha Year End Party 2016
PTSC New Year Party 2017
Coteccons's Investors Conference 2016
Coteccons Golf Tournement 2016
IPIX Annual Dealer Party 2016
Coteccons Annual Meeting 2016
Coteccons Year End Party 2016
TUMI PRESS DAY
Mr. BURBERRY & PRESS DAY
Ra Mắt Nhà Máy Dây Hàn Kim Tín Hưng Yên
Ngày Hội Tri Ân Tài Xế GrabCar 2016
Tri Ân Khách Hàng Thường Niên Công Ty IPIX
PTSC New Year Party 2016
Lễ Bàn Giao Khu Công Nghiệp Việt Phát
Khánh Thành Nhà Máy Thép SENDO
Kỷ Niệm 5 Năm Thành Lập ME Corp
C P World Group 8th Global Meeting 2015
Ngày Hội Tri Ân Tài Xế Grabtaxi Việt Nam
Tri Ân Khách Hàng Euvipharm 2015
Khánh Thành Nhà Máy Nước Thủ Đức
Khởi Công 3 Dự Án Trọng Điểm Kiên Giang
Khai Trương Chi Nhánh Trà Bình Hưng TP.HCM
Triển Lãm Giáo Dục 2015 - Kỷ Niệm 40 Năm Ngành GD VN
Tất Niên Công Ty FDC 2014
Tất Niên Tổng Công Ty PTSC 2014
Kỷ Niệm 15 Năm Tập Đoàn Kim Tín
Hội Nghị Khách Hàng Yara 2015
Sinh Nhật 10 Năm Tập Đoàn VNG
VeriFone Global Gala Dinner 2014
VeriFone Greater Asia Partner Forum 2014
Roadshow Quảng Bá Đường Bay Jetstar
Hội Thi Tay Nghề Isuzu 2014
Khai Trương Cửa Hàng Rượu Vang Đỉnh Việt
Ra Mắt Sản Phẩm - Tập Đoàn Chong Kun Dang
Hava's - VIFA Fair 2014
ME Corp Year-end Party 2013
Tất Niên Công Ty Hoàng Lâm 2013
LỄ CÔNG BỐ DỰ ÁN SUNVIEW TOWN - ĐẤT XANH
Biểu Diễn Giao Lưu Thí Sinh The Voice 2012
VNG Year-end Party 2011
Khởi Công Nhà Máy Nước Thủ Đức
NỘI THẤT ĐỨC - XU HƯỚNG THIẾT KẾ VÀ CÔNG NGHỆ
Đám Cưới Ngàn Hoa Lan - Long Khánh